Меню

Инструкция имеет такие реквизиты как

ИНСТРУКЦИЯ: ПОНЯТИЕ , ВИДЫ, РЕКВИЗИТЫ

Инструкция — это правовой акт, утверждаемый или изда­ваемый в целях установления правил, регулирующих организацион­ные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должно­стных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и опреде­ления порядка применения законодательных актов, распоряди­тельных документов, по заполнению и ведению форм докумен­тов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др.).

В управленческой практике используются как типовые, так и индивидуальные инструкции. Типовые обычно издают органы власти или управления для системы однотипных организаций или учреждений.

Инструкция оформляется на общем бланке и должна содер­жать следующие реквизиты: наименование организации, наиме­нование вида документа, дату, место издания, заголовок к тек­сту, гриф утверждения, текст, подпись.

Заголовок должен четко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которые распространяется инструкция. Например, должностная инструкция «Секретаря-референта», Инструкция «По делопроизводству».

Как правило, первый раздел инструкции называется «Общие положения». В нем указывают цели издания, область распро­странения, порядок и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие осно­вой для разработки инструкции.

Инструкция — документ длительного действия. В «Общих по­ложениях» оговариваются сроки введения инструкции в дейст­вие или отмена ее введением ранее действующей.

Реквизит 1 — Наименование вида документа – верно оформлен полужирным шрифтом, прописными буквами, без интервала между буквами, что соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, р

Реквизит2 – Дата документа – в анализируемой инструкции оформлена после заголовка в аббревиатуре цифровым способом: число месяца – одной цифрой вместо двух, как прописано в ГОСТе, месяц – двумя цифрами, год- четырьмя арабскими цифрами.

Реквизит 3– заголовок к тексту –грамматически верно сочетается с наименованием вида документа Инструкция.

Реквизит 4 – текст документа – оформлен на государственном языке РФ. Текст анализируемой инструкции оформлен в виде связного текста, разделен на пункты, подпункты. Текст полностью отвечает требованиям нейтрального тона изложения.

Реквизит 5- гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ расшифровки подписи (инициалов, фамилии). Отсутствие собственноручной подписи и даты согласования свидетельствует, что документа является проектом.

Реквизит 6 – регистрационный номер –включает обязательный элемент — порядковый номер – 12, который должен соответствовать записи в журнале регистрации организационно-правовых издаваемых документов.

33.Приказ: понятие, основные группы, реквизиты.

Приказ-это правовой акт издаваемый руководителем предприятия для разрешения основных и оперативных задач деятельности.

Существует 3 группы, на которые делятся все приказы:

1. Приказы по личному составу. К ним относятся:

• отбор и прием кандидата на работу;

• оформление увольнения работника;

• оформление командированных сотрудников;

• закрепление социальных гарантий;

• оформление поощрений работников и д.р.

2. Приказы по организационным вопросам. Например:

• утверждение штатного расписания;

• ликвидация или реорганизация предприятия;

• разделение полномочий между должностными лицами и т.д.

3. Приказы по основной производственной деятельности. К ним можно отнести:

• обеспечение предприятия необходимыми для нормальной работы ресурсами (оборудование, материалы и д.р.);

• содействие в выпуске качественной продукции;

• регулирование финансирования предприятия и т.п.

Приказ должен содержать следующие реквизиты:

— эмблема организации;
— код организации по ОКПО;
— код документа по ОКУД;
— наименование организации;
— название вида документа;
— дата;
— индекс;
— место составления или издания;
— гриф ограничения доступа к документу;
— заголовок к тексту;
— отметка о контроле;
— текст;
— отметка о наличии приложения;
— подпись;
— гриф согласования;
— визы;
— отметка о заверении копии;
— фамилия исполнителя и номер его телефона;
— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
— отметка о переносе данных на машинный носитель.

Приказы по основной деятельности, его стуктура.

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Приказы оформляются на специальном бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются:

Источник

Инструкция имеет такие реквизиты как

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Унифицированные системы документации

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Требования к оформлению документов

Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents

____________________________________________________________________
Текст Сравнения ГОСТ Р 6.30-2003 с ГОСТ Р 7.0.97-2016 см. по ссылке.
— Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________

Дата введения 2003-07-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России

ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

4 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Март 2007 г.

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов — в приложении Б.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2 Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

16 — гриф утверждения документа;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

Читайте также:  Фармакологические свойства препарата Ливиал

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

3 Требования к оформлению реквизитов документов

3.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).

3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору
ОАО «Северные регионы»
В.А. Лагунину

АО «Электроцентромонтаж»
Главному бухгалтеру
В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует yказывать обобщенно, например:

Администрации районов
Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору
Издательского дома
«Медиадом»
Н.В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Источник



Инструкция

date image2014-02-12
views image3042

facebook icon vkontakte icon twitter icon odnoklasniki icon

Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц.

— акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (н-р, приказов). Постоянно издаются инструкции по заполнению и ведению бухгалтерских документов.

Инструкции составляются на основе законодательства РФ.

Правила, регламенты и др. также относятся к инструкциям.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются её требования. Н-р: «Должностная инструкция инспектору по контролю…».

Начинается инструкция, как правило, разделом «Общие положения», в котором указываются цели её издания, области распространения, порядок пользования и др сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа: «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (н-р: «Руководители или по их поручению других ДЛ государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания…»).

Инструкции могут издаваться:

Ø органом государственного управления;

Ø отраслевым органом управления;

Ø муниципальным органом управления;

Ø руководством организации.

Инструкции бывают двух видов:

· типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий, н-р, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»);

Читайте также:  Зарядное устройство аккумуляторы Energizer Mini Charger 2AAA 700mAH

· индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии, н-р, Инструкция по делопроизводству ООО «ЛУЧ»).

Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые могут быть также типовыми, отраслевыми и индивидуальными.

Инструкция должна иметь следующие реквизиты:

Ø наименование организации;

Ø наименование вида документа;

Ø заголовок к тексту;

Ø гриф утверждения;

Ø подписи составителей;

Ø печать (при необходимости);

Датой инструкции является дата её утверждения руководителем или вышестоящим органом. Заголовок инструкции отвечает на вопрос «о чем?», н-р, «Инструкция о государственном регулировании…».

Инструкция может пройти согласованиесо специалистами, которое оформляется визами.

Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем организации или распорядительным документом (приказом)

При введении приказом инструкция оформляется как приложение к этому приказу.

Источник

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

  • положения о документообороте;
  • инструкции;
  • правила;
  • регламенты.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

  • в целях обеспечения юридической силы документа;
  • для оперативной обработки документа;
  • для оперативного поиска документа;
  • для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

  1. Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
  2. Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
  3. Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

  • схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
  • образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

  1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
  2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
  3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
  4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
  5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
  6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
  7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

Читайте также:  PUFF XXL 1600 затяжек — одноразовые электронные сигареты

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Источник

Инструкция имеет такие реквизиты как

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ: ПОНЯТИЕ, РЕКВИЗИТЫ, СОДЕРЖАНИЕ

Кошелева Е.А.
Тамбовский государственный университет имени Г.Р.Державина
elena-kosheleva-87@mail.ru

Для каждой должности организации, учреждения, предприятия (согласно штатному расписанию) составляется должностная инструкция.

Должностная инструкция – это внутренний документ, закрепляющий трудовую функцию и перечень обязанностей, права и пределы ответственности по конкретной должности с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также квалификационные требования, предъявляемые к занятию этой должности. При этом должностная инструкция утверждается как самостоятельный документ или может быть приложением к трудовому договору.

Основной акцент делается на определение круга трудовых обязанностей, которые возлагаются на определенную должностную единицу (не на какого-либо конкретного сотрудника). А поскольку должность — первичный элемент структуры управления, то должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, или рабочее место, если в подразделении имеется несколько работников, занимающих одинаковые должности, но выполняющих различную работу. В этом случае в заголовке к должностной инструкции необходимо отразить общее назначение деятельности каждого работника (к примеру — «Должностная инструкция старшего бухгалтера по расчетам заработной платы»).

Таким образом, должностные инструкции выполняют организационные, регламентирующие, регулирующие функции.

Применение должностных инструкций позволяет:

1) обеспечить четкое разграничение обязанностей между работниками;

2) исключить дублирование и параллелизм в выполнении отдельных работ;

3) организовать взаимодействие сотрудников при выполнении сложных работ.

Также должностные инструкции помогают оценивать деятельность работников и применять к ним меры административного воздействия. Кроме того, они позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труд, принцип разделения и кооперации труда.

Должностная инструкция должна быть оформлена на общем бланке организации. Ее обязательными реквизитами являются:

– наименование организации, разработавшей инструкцию (ставится в левом верхнем углу);

– наименование вида документа (реквизит располагается после реквизита наименования организации);

– дату (указывается от левого поля после наименования вида документа);

– номер (располагается на одной строке с датой);

– заголовок к тексту (пишется после наименования вида документа);

– гриф утверждения или отметку о приложении к приказу, которым инструкция вводится (ставится в верхней правой части первого листа);

– подписи составителей (располагаются после текста);

– печать (ставится на гриф утверждения);

– визы согласования, включая ознакомительную визу работника (ставится в нижней части).

— разрабатывается — руководителем структурного подразделения;

— визируется — юрисконсультом предприятия и кадровой службой;

— утверждается — руководителем предприятия или заместителем директора, курирующим это подразделение, или вводится приказом. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия.

Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. После утверждения работник проставляет на последней странице первого экземпляра (подлинника) должностной инструкции ознакомительную визу: «С инструкцией ознакомлен, подпись, дата».

Для составления качественной должностной инструкции необходимо внимательно и глубоко проанализировать виды работ, выполняемых работником, занимающим определенную должность, т. е. составить описание должности или рабочего места. Это позволит сформулировать требования, предъявляемые к знаниям, опыту кандидата на замещение соответствующей должности.

Текст должностной инструкции содержит следующие разделы: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, служебное взаимодействие.

В разделе «Общие положения» устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляют нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции» перечисляют основные направления деятельности работника.

В разделе «Должностные обязанности» должны быть определены конкретные виды работ, выполняемых работником.

В разделе «Права» устанавливают права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе «Ответственность» указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.

В разделе «Служебное взаимодействие» определяют круг служебных связей, регулируются производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать порядок предоставления отчетов, планов, других документов, периодичность предоставления отчетной информации и т. п.

Должностная инструкция составляется в трех экземплярах:

— первый экземпляр хранится в кадровой службе;

— второй — у руководителя подразделения;

— третий – у работника.

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения.

Инструкция должна быть гибкой и динамичной, иметь четкую структуру, содержать понятные формулировки. При регламентированных изменениях в деятельности подразделения необходимо вносить изменения в должностные инструкции работников. При незначительных изменениях или частичном перераспределении обязанностей между работниками изменения в должностные инструкции вносятся приказом (распоряжением) руководителя организации (или заместителем руководителя, если он утверждал инструкцию). Необходимость в переработке должностных инструкций и их новом утверждении возникает в случае серьезных изменений в деятельности подразделений, а также в случае накопления большого числа изменений частного характера. В связи с этим одна из задач руководителя подразделения – отслеживание изменений в деятельности организаций и их подразделений, регламентированных нормативно-правовыми актами, в целях их отражения в должностных инструкциях работников.

Составление должностной инструкции состоит из нескольких этапов:

1) подготовительный (оценивается необходимость введения новых должностных единиц, определяется общий круг должностных обязанностей и место должности в организационной структуре, предусматривается определенный комплекс полномочий и ответственность работника);

2) разработка проекта (документ наполняется реальным содержанием, фиксируются обязанности, определяются права);

3) согласование проекта;

4) утверждение должностной инструкции;

5) ознакомление с должностной инструкцией персонала, занимающего соответствующие должности.

Таким образом, должностная инструкция – это внутренний документ, закрепляющий трудовую функцию и перечень обязанностей, права и пределы ответственности по конкретной должности. Должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору, а может утверждаться как самостоятельный документ. Разработка должностных инструкций обеспечивает четкое разграничение обязанностей между работниками, исключает дублирование и параллелизм в выполнении отдельных работ и помогает организовать взаимодействие сотрудников при выполнении сложных работ.

Источник