Меню

Должностная инструкция начальника отдела подчиненные



Должностная инструкция начальника производства

Должностная инструкция начальника производства используется для раскрытия пунктов трудового договора. Она может быть оформлена как локальный акт или как приложение к трудовому договору. В любом случае, поскольку она является юридически значимым документом, необходимо внимательно относиться к её корректности и правилам составления.

Образец должностной инструкции начальника производства

1. Общие положения

  1. Начальник производства входит в категорию топ-менеджеров предприятия.
  2. Начальник производства принимается на свою позицию и увольняется с неё генеральным директором предприятия.
  3. Кандидат, претендующий на данную позицию, обязан отвечать квалификационным стандартам:
    • законченное высшее техническое образование;
    • продолжительность работы на профильном производстве не меньше пяти лет, в том числе не меньше двух лет на руководящих позициях.
  4. Начальник производства подчиняется генеральному директору.
  5. Начальник производства обязан разбираться в следующих вопросах:
    • соответствующих нормах законодательства и документах, регламентирующих производственную деятельность;
    • правилах технологической и пожарной безопасности;
    • нормативах по обеспечению подчиненных спецодеждой и инструментом;
    • требованиях, которые применяются для оценки качества произведенной продукции;
    • принципах организации документооборота в сфере производства;
    • основных технологиях, применяемых в соответствующем производстве;
    • планировании будущей деятельности производства;
    • принципах складирования сырья, полуфабрикатов и произведенной продукции;
    • принципах организации транспортировки и погрузочно-разгрузочных работ;
    • нормах использования трудовых ресурсов;
    • особенностях применяемого оборудования;
    • кадровом составе на подчиненном производстве;
    • иерархической структуре предприятия;
    • современном опыте функционирования подобных производств;
    • методах профилактики несчастных случаев, а также их расследования;
    • производственной инфраструктуре предприятия.
  6. Начальник производства руководствуется:
    • актуальными правовыми нормами;
    • производственной документацией предприятия;
    • нормами данной инструкции.
  7. В случае временного отсутствия начальника производства его функции передаются на определенный срок его заместителю.

2. Функции

  1. Организация необходимых производственных процессов по критериям, установленным руководством предприятия.
  2. Организация мер по повышению эффективности производственных процессов.
  3. Мониторинг соблюдения качества выпускаемой продукции.
  4. Контроль за надлежащим производственным графиком.
  5. Отслеживание ситуации по снабжению подчиненных спецодеждой и инструментами, которые востребованы в процессах производства.
  6. Мониторинг ситуации по тестированию используемого оборудования, его ремонту и проведению надлежащих профилактических мероприятий.
  7. Управление работниками, занятыми в производстве.
  8. Руководство созданием технических заданий в сфере производственных работ.
  9. Поддержание условий по минимизации рисков возникновения аварий и несчастных случаев на производстве.
  10. Организация процесса соответствующего документооборота.
  11. Организация мероприятий по улучшению качества задействованного оборудования и рабочего персонала.

3. Ответственность

Начальник производства может привлекаться к ответственности в следующих случаях:

  1. За отсутствие надлежащих мер по соблюдению правил пожарной и технологической безопасности, а также норм трудовой дисциплины — в границах, определенных действующим законодательством.
  2. За нарушение правил конфиденциальности предприятия — в соответствии со стандартами, описанными в документах предприятия.
  3. За ущерб, который был причинен предприятию вследствие своих ненадлежащих действий, — в границах, определенных в трудовом законодательстве.
  4. За нарушения производственных планов — по правилам, закрепленным в документах предприятия.

4. Права

Начальник производства владеет правами:

  1. Предлагать меры по улучшению ситуации на производстве.
  2. Информировать генерального директора о проблемах на производстве.
  3. Участвовать в собраниях руководящего состава предприятия.
  4. Руководить сотрудниками, занятыми в процессах производства.
  5. Знакомиться с информацией по сфере производственных процессов.
  6. Требовать от руководства предприятия обеспечения надлежащих условий, необходимых для функционирования производства.
  7. Вносить представления по поощрению и наказанию своих подчиненных.
  8. Приостанавливать производственный процесс в случаях, когда обнаружены неисправности в оборудовании, материалы ненадлежащего качества и другие моменты, потенциально опасные для предприятия.
  9. Представлять предприятие в отношениях со внешними контрагентами по вопросам производства.
  10. Подписывать документацию в границах своих полномочий.

5. Должностные отношения

  1. Начальник производства контактирует с кадровой службой по привлечению новых работников, а также по вопросам повышения квалификации подчиненных.
  2. Начальник производства взаимодействует с начальником склада, а также с начальником транспортного отдела, по вопросам складирования и транспортировки сырья, полуфабрикатов и готовых изделий, связанными с процессами производства.
  3. Начальник производства организует взаимодействие с АХЧ по вопросам закупки необходимого оборудования и запчастей к нему.

Необходимость должностной инструкции

Должностная инструкция, хотя и не упоминается в ТК, но присутствует в письмах Роструда и судебных решениях по трудовым спорам, что делает её легитимным документом. В ней раскрываются основные моменты взаимодействия работника и его работодателя. При помощи данного документа стороны могут не только упорядочивать рабочий процесс, но и предотвращать трудовые разногласия.

Для руководителя предприятия инструкция помогает организовать упорядоченный рабочий процесс, избавляя от необходимости личного контроля за подчиненным.

Для работника содержимое должностной инструкции дает ориентир по выполнению должностных функций, упомянутых в трудовом договоре.

Также корректно составленная инструкция может использоваться в суде и досудебных разбирательствах по трудовым спорам.

Принципы создания инструкции

Если в трудовом договоре кратко приведены основные параметры, согласованные специалистом и нанимателем, то в инструкции дается их подробная расшифровка. Для этого используется стандартная форма инструкции, включающая несколько базовых пунктов, дополняемых работодателем по мере необходимости.

Основные части документа:

  • Общие положения.
  • Рабочие обязанности.
  • Ответственность.
  • Права.

Дополнительно могут быть добавлены и части, в которых дается более подробная трактовка должностных связей, условий труда и других моментов. Необходимость их включения определяется нанимателем в силу своих размеров, организационно-правовой формы и прочих особенностей.

Общие положения

Вводная часть, в которой даны основополагающие параметры работы начальника производства. Ключевую роль тут играют пункты, в которых перечислены квалификационные требования к кандидату на данную должность, а также ожидаемые от него знания.

Важно! Требуемые знания должны соответствовать должностным обязанностям, перечень которых дается во втором разделе.

Обязанности

В разделе перечисляются функции, за выполнение которых ответствен начальник производства. Обязательно нужно упомянуть контроль за соблюдением мер по поддержанию технологической и пожарной безопасности на производстве.

Важно! Топ-менеджера нельзя перегружать второстепенными функциями, которые могли бы отвлечь его от ключевой задачи — организации процесса производства.

Ответственность

Раздел отведен под перечисление оснований, по которым топ-менеджер может быть привлечен к ответственности. Обычно в общих формах прописываются 3-4 нарушения, т.к. конкретика все равно определяется в судебных и досудебных разбирательствах.

Права

Здесь дан перечень прав, которыми обладает начальник производства. Перечень прав очень значителен, т.к. это позиция — одна из ключевых на промышленном предприятии.

Должностные отношения

Для такой ключевой позиции, как начальник производства, имеет смысл отвести отдельный раздел под описание рабочих взаимоотношений с другими руководителями предприятия. Основной смысл — избежать должностных конфликтов из-за предполагаемых вторжений в чужую зону ответственности.

После составления должностной инструкции её форма и содержание утверждаются генеральным директором и другими ответственными лицами. Обычно инструкцию просматривают юрист и начальник кадровой службы.

После утверждения инструкции она распечатывается на фирменном бланке с соблюдением всех стандартов оформления официальных документов (дата, реквизиты организации и пр.).

Окончательно должностная инструкция вступает в силу после проставления подписей. Подписывают документ руководитель предприятия, начальник производства и те лица, с которыми согласовывалось его назначение. Печать не ставится.

Источник

Ключевые обязанности руководителя по организации эффективного управления

Редакция сайта klerk.ru «Клерк» — крупнейший сайт для бухгалтеров. Мы не берем денег за статьи, новости или скачивание документов. Мы делаем все, чтобы сделать работу бухгалтеров проще.«Клерк» Рубрика Менеджмент
Фото Ольги Панковой, Кублог

В работе руководителя любого уровня можно выделить такие функции, как:

  • управление подчиненными: все действия, которые руководитель должен предпринять для того, чтобы сотрудники правильно выполнили весь необходимый объем работ;
  • взаимодействие с компанией: встречи, собрания, совещания и переписка с коллегами и вышестоящими руководителями;
  • производство результата: все действия руководителя, которые не связаны ни с управлением подчиненными, ни с взаимодействием с компанией, когда он работает в качестве скорее менеджера-специалиста, пусть и высококвалифицированного;
  • осмысление: анализ и синтез информации, необходимой для выработки эффективных управленческих решений.

Как должно распределяться время руководителя между производством результата и остальными зонами ответственности? Это зависит от следующих факторов:

  • Специфика работы. Если работа носит узкоспециальный характер (например, вы являетесь руководителем научного направления и у вас два лаборанта-помощника), то вам придется более всего заниматься производством результата. Если работа требует тех уникальных знаний/умений, которых нет ни у кого другого, то и заниматься вам суждено более работой, чем управлением как таковым. При этом, поскольку именно вы отвечаете за квалификацию ваших подчиненных, есть смысл обучить их тому, что вам приходится делать.
  • Уровень корпоративной иерархии. Чем ниже ваш уровень, тем больше вам предстоит заниматься производством результата. Проблема же в том, что и по мере своего продвижения по служебной лестнице и укрупнения задач руководители сохраняют эту вредную привычку.
  • Сила власти. Чем слабее ваша власть, тем больше вам работать; ваш удел — производство результата.
  • Квалификация подчиненных. Чем ниже их профессиональный уровень, тем больше вам работать.
  • Мотивированность подчиненных. Чем менее подчиненные заинтересованы в результатах работы, тем больше работы придется делать самому руководителю.

Если искомые обязанности представить в виде перечня, то он будет выглядеть так.

  1. Постановка задачи и организация выполнения.
  2. Распределение обязанностей.
  3. Обеспечение взаимодействия.
  4. Выстраивание межличностных взаимоотношений.
  5. Анализ результатов.
  6. Аудит эффективности процессов.

Рассмотрим каждый из пунктов подробно.

1. Обязанность «Организация выполнения»

Мы должны провести декомпозицию нашей задачи до уровня простейших рабочих заданий, при этом учесть целый ряд условий — от уровня квалификации подчиненных до приоритетности конкретной задачи в рамках общего поля.

Нам также необходимо определиться с приоритетами, оптимальной последовательностью выполнения работ, выстроить график и отметить на нем как необходимые места контроля, так и точки для принятия решения об уточнении дальнейшего хода работ. Возможно, характер задачи предполагает уместность оценки внутренних/внешних рисков и разработку соответствующих профилактических либо реактивных мероприятий.

Все эти процедуры должны быть согласованы как с содержанием самой задачи, так и со сроками ее выполнения. В противном случае после быстрого старта участники начинают спотыкаться о неучтенные препятствия, что резко замедляет ход выполнения задачи. Недостаток планирования в этой области также может привести к тому, что часть важных составляющих не исполняется вовсе или о них вспоминают в последний момент. В итоге задачи решаются долго, дорого и некачественно.

Читайте также:  Детралекс таблетки инструкция отзывы при геморрое

Если же поступать не так, как принято, а так, как правильно, то время, затраченное на организацию выполнения, многократно окупается управляемостью процесса, оптимальностью использования ресурсов структуры и качеством самой работы.

Если у вас нет времени на качественную организацию работы, то вы находитесь в очередной «самозатягивающейся петле», пытаясь сделать за счет скорости то, что следует решать посредством изменения подхода. Конечно, для этого вначале потребуется инвестировать дополнительное время, которого и так не хватает. Но иначе этот замкнутый на первый взгляд круг никак не разорвать.

Хорошо организованная работа выполняется быстро, интенсивно и… незаметно. В свою очередь, крики и суета свидетельствуют скорее не об энтузиазме подчиненных, а о низком качестве управления.

2. Обязанность «Распределение обязанностей»

Кроме того, нельзя обязывать, не оговаривая права. Те или иные полномочия оговорены в должностных инструкциях, но полномочия конкретного сотрудника в рамках выполнения актуального задания в стандартном регламенте содержаться не могут. Не стоит также надеяться на то, что подчиненный, взяв за основу перечень своих служебных обязанностей, самостоятельно определит набор своих полномочий в рамках конкретной работы.

Вывод: если вы не уделили достаточного внимания постановке задачи и организации выполнения, то у вас практически нет шансов адекватно распределить работу между подчиненными. Попадая в эту ситуацию, руководитель интуитивно выбирает одну из двух моделей.

  • Модель 1. Основная часть работы выполняется самостоятельно, подчиненных работают исключительно в режиме «подай—принеси». Если не получается все выполнить самому, боремся за сокращение объема работ, расширение штата, улучшение мотивации, набор хороших подчиненных.
  • Модель 2. «Перебрасываем» подчиненным работу в том виде, как есть, при этом понимая, что в результате все окажется совсем не так, как надо. Когда предчувствия сбываются, боремся за сокращение объема работ, расширение штата, улучшение мотивации, набор «хороших» подчиненных.

3. Обязанность «Обеспечение взаимодействия»

Ранее распределенные полномочия не могут учитывать неизвестное, а право самостоятельно решать вновь возникающие вопросы может быть делегировано только проверенным и надежным. Поэтому сотрудникам необходим периодический контакт с руководителем.

Кроме того, вашим подчиненным необходимо взаимодействовать со своими коллегами на «горизонтальном» уровне как внутри своей структуры, так и с выходом на другие подразделения.

Если ваши подчиненные обладают высоким уровнем исполнительской дисциплины задача несколько упрощается. По завершении процесса распределения обязанностей достаточно договориться о том, что при столкновении с любым препятствием и/или неожиданным фактором они немедленно сигнализируют об этом вам. Но и об этом надо не забыть договориться.

Также необходимо помнить о том, что любую работу необходимо контролировать — даже ту, при выполнении которой изначально не возникает неожиданностей и не требуется совместных действий. Если же руководитель склонен этим пренебрегать, то конечный или промежуточный результат может попросту отсутствовать, даже по самым объективным причинам. Методы и интенсивность контроля зависят от квалификации и дисциплинированности подчиненных, а кроме того — от характеристик поставленной задачи.

4. Обязанность «Выстраивание межличностных взаимоотношений»

Почему же у нас зачастую возникает подобная иллюзия? Считается, что если сотрудники находятся между собой в хороших отношениях, то они легко будут общаться по рабочим вопросам, спокойно и конструктивно договариваться по спорным моментам, в коллективе не будет ссор и сплетен, всем будет приятно и радостно работать, люди будут меньше уставать, и никто не захочет увольняться. Однако в коллективах, где складывается подобный стиль отношений, неизбежно возникают дополнительные факторы:

  • снижается взаимная требовательность.
  • взаимные обязательства становятся более значимыми, чем перед компанией и непосредственным руководителем.
  • информация скрывается от руководителя, а если руководитель является частью «содружества», то — от вышестоящих инстанций (организаций).
  • процветает круговая порука.

Мы вовсе не хотим сказать, что отношения в коллективе должны быть плохими. Это тоже не принесет ничего хорошего. Где же выход?

Руководитель обязан уметь поддерживать в коллективе должный баланс между сотрудничеством и соперничеством. Межличностные взаимоотношения — не данность, а управляемая субстанция; понятия же «хорошо» и «плохо» достаточно условны. Весь вопрос в рейтинге ваших собственных или же корпоративных критериев, при отсутствии которых вы будете использовать собственные.

5. Обязанность «Анализ результатов»

Человеческая психика устроена таким образом, что он всегда подсознательно стремится избежать нежелательного понижения самооценки и потому склонен приписывать огрехи различным внешним причинам. Любые же результаты представляются оптимальными и единственно возможными. В связи с этим рекомендуем вам заниматься анализом промежуточных и конечных результатов на регулярной основе, запланировав это как обязательную процедуру. Такая привычка хотя иногда и портит настроение, но существенно повышает эффективность управления.

6. Обязанность руководителя «Аудит эффективности процессов»

Так, если руководитель обнаруживает, что система мотивации не способствует качественному выполнению поставленных задач, то он должен либо организовать разработку конкретных предложений по изменению ситуации, либо привлечь необходимый для этого внешний ресурс.

Если руководитель сам не использует какой-либо управленческий инструмент, то его подчиненные с высокой вероятностью также этого делать не будут. Если вы сами не пользуетесь управленческой технологией, то контроль ее использования подчиненными будет требовать дополнительных усилий и, скорее всего, постепенно сойдет на нет. Без постоянного контроля технология, вероятнее всего, применяться не будет, а будет только создаваться видимость ее использования.

Выполнение аудита эффективности процессов — не хобби, а обязанность. Результатами его выполнения должны стать перечни объектов анализа, описания методик оценки и возможности ознакомиться с результатами.

Об особенностях практического применения

В единицу времени человек может эффективно заниматься только одной работой. Тот, кто старается одновременно выполнить несколько важных дел, ничего толком не сделает. Поэтому выполнение управленческих обязанностей должно включаться в рабочий график руководителя под соответствующим названием. В рабочий график управленческие обязанности следует включать не просто наравне с прочими делами, а с учетом того, что именно эта область ответственности должна быть приоритетной. Научитесь выделять время в соответствии с приоритетами, чтобы слова с делами не расходились.

Руководитель отвечает за то, чтобы эти действия выполнялись на регулярной основе, состав же участников и их роли — вопрос ситуационный.

Сами ли вы собираетесь детально проработать задачу, после чего сообщить о ней подчиненным, либо собираетесь привлечь их к активному участию в разработке? Может быть, участие будет ограничено сбором данных по сформулированным вами вопросам? Все это можете определить только вы сами. Вы отвечаете за то, чтобы обязанности полноценно исполнялись, каким же ресурсом — вопрос не принципиальный.

Кроме того, вам необходимо учитывать и то, что все обязанности в процессе их исполнения соединены незримой цепочкой обратной связи. В процессе организации выполнения может выясниться, что сама задача требует дополнительного осмысления, а может быть, и переформулирования. Такое часто бывает, например, из-за нехватки ресурсов, чего на стадии постановки задачи не всегда возможно предвидеть.

Источник

Должностная инструкция начальника отдела подчиненные

Редакция сайта klerk.ru «Клерк» — крупнейший сайт для бухгалтеров. Мы не берем денег за статьи, новости или скачивание документов. Мы делаем все, чтобы сделать работу бухгалтеров проще.«Клерк» Рубрика Менеджмент
Фото Ольги Панковой, Кублог

В работе руководителя любого уровня можно выделить такие функции, как:

  • управление подчиненными: все действия, которые руководитель должен предпринять для того, чтобы сотрудники правильно выполнили весь необходимый объем работ;
  • взаимодействие с компанией: встречи, собрания, совещания и переписка с коллегами и вышестоящими руководителями;
  • производство результата: все действия руководителя, которые не связаны ни с управлением подчиненными, ни с взаимодействием с компанией, когда он работает в качестве скорее менеджера-специалиста, пусть и высококвалифицированного;
  • осмысление: анализ и синтез информации, необходимой для выработки эффективных управленческих решений.

Как должно распределяться время руководителя между производством результата и остальными зонами ответственности? Это зависит от следующих факторов:

  • Специфика работы. Если работа носит узкоспециальный характер (например, вы являетесь руководителем научного направления и у вас два лаборанта-помощника), то вам придется более всего заниматься производством результата. Если работа требует тех уникальных знаний/умений, которых нет ни у кого другого, то и заниматься вам суждено более работой, чем управлением как таковым. При этом, поскольку именно вы отвечаете за квалификацию ваших подчиненных, есть смысл обучить их тому, что вам приходится делать.
  • Уровень корпоративной иерархии. Чем ниже ваш уровень, тем больше вам предстоит заниматься производством результата. Проблема же в том, что и по мере своего продвижения по служебной лестнице и укрупнения задач руководители сохраняют эту вредную привычку.
  • Сила власти. Чем слабее ваша власть, тем больше вам работать; ваш удел — производство результата.
  • Квалификация подчиненных. Чем ниже их профессиональный уровень, тем больше вам работать.
  • Мотивированность подчиненных. Чем менее подчиненные заинтересованы в результатах работы, тем больше работы придется делать самому руководителю.

Если искомые обязанности представить в виде перечня, то он будет выглядеть так.

  1. Постановка задачи и организация выполнения.
  2. Распределение обязанностей.
  3. Обеспечение взаимодействия.
  4. Выстраивание межличностных взаимоотношений.
  5. Анализ результатов.
  6. Аудит эффективности процессов.

Рассмотрим каждый из пунктов подробно.

1. Обязанность «Организация выполнения»

Мы должны провести декомпозицию нашей задачи до уровня простейших рабочих заданий, при этом учесть целый ряд условий — от уровня квалификации подчиненных до приоритетности конкретной задачи в рамках общего поля.

Читайте также:  Шоколадные капли белые Пэ декор 100 гр для глазури фигурок монеток фонтанов и фондю

Нам также необходимо определиться с приоритетами, оптимальной последовательностью выполнения работ, выстроить график и отметить на нем как необходимые места контроля, так и точки для принятия решения об уточнении дальнейшего хода работ. Возможно, характер задачи предполагает уместность оценки внутренних/внешних рисков и разработку соответствующих профилактических либо реактивных мероприятий.

Все эти процедуры должны быть согласованы как с содержанием самой задачи, так и со сроками ее выполнения. В противном случае после быстрого старта участники начинают спотыкаться о неучтенные препятствия, что резко замедляет ход выполнения задачи. Недостаток планирования в этой области также может привести к тому, что часть важных составляющих не исполняется вовсе или о них вспоминают в последний момент. В итоге задачи решаются долго, дорого и некачественно.

Если же поступать не так, как принято, а так, как правильно, то время, затраченное на организацию выполнения, многократно окупается управляемостью процесса, оптимальностью использования ресурсов структуры и качеством самой работы.

Если у вас нет времени на качественную организацию работы, то вы находитесь в очередной «самозатягивающейся петле», пытаясь сделать за счет скорости то, что следует решать посредством изменения подхода. Конечно, для этого вначале потребуется инвестировать дополнительное время, которого и так не хватает. Но иначе этот замкнутый на первый взгляд круг никак не разорвать.

Хорошо организованная работа выполняется быстро, интенсивно и… незаметно. В свою очередь, крики и суета свидетельствуют скорее не об энтузиазме подчиненных, а о низком качестве управления.

2. Обязанность «Распределение обязанностей»

Кроме того, нельзя обязывать, не оговаривая права. Те или иные полномочия оговорены в должностных инструкциях, но полномочия конкретного сотрудника в рамках выполнения актуального задания в стандартном регламенте содержаться не могут. Не стоит также надеяться на то, что подчиненный, взяв за основу перечень своих служебных обязанностей, самостоятельно определит набор своих полномочий в рамках конкретной работы.

Вывод: если вы не уделили достаточного внимания постановке задачи и организации выполнения, то у вас практически нет шансов адекватно распределить работу между подчиненными. Попадая в эту ситуацию, руководитель интуитивно выбирает одну из двух моделей.

  • Модель 1. Основная часть работы выполняется самостоятельно, подчиненных работают исключительно в режиме «подай—принеси». Если не получается все выполнить самому, боремся за сокращение объема работ, расширение штата, улучшение мотивации, набор хороших подчиненных.
  • Модель 2. «Перебрасываем» подчиненным работу в том виде, как есть, при этом понимая, что в результате все окажется совсем не так, как надо. Когда предчувствия сбываются, боремся за сокращение объема работ, расширение штата, улучшение мотивации, набор «хороших» подчиненных.

3. Обязанность «Обеспечение взаимодействия»

Ранее распределенные полномочия не могут учитывать неизвестное, а право самостоятельно решать вновь возникающие вопросы может быть делегировано только проверенным и надежным. Поэтому сотрудникам необходим периодический контакт с руководителем.

Кроме того, вашим подчиненным необходимо взаимодействовать со своими коллегами на «горизонтальном» уровне как внутри своей структуры, так и с выходом на другие подразделения.

Если ваши подчиненные обладают высоким уровнем исполнительской дисциплины задача несколько упрощается. По завершении процесса распределения обязанностей достаточно договориться о том, что при столкновении с любым препятствием и/или неожиданным фактором они немедленно сигнализируют об этом вам. Но и об этом надо не забыть договориться.

Также необходимо помнить о том, что любую работу необходимо контролировать — даже ту, при выполнении которой изначально не возникает неожиданностей и не требуется совместных действий. Если же руководитель склонен этим пренебрегать, то конечный или промежуточный результат может попросту отсутствовать, даже по самым объективным причинам. Методы и интенсивность контроля зависят от квалификации и дисциплинированности подчиненных, а кроме того — от характеристик поставленной задачи.

4. Обязанность «Выстраивание межличностных взаимоотношений»

Почему же у нас зачастую возникает подобная иллюзия? Считается, что если сотрудники находятся между собой в хороших отношениях, то они легко будут общаться по рабочим вопросам, спокойно и конструктивно договариваться по спорным моментам, в коллективе не будет ссор и сплетен, всем будет приятно и радостно работать, люди будут меньше уставать, и никто не захочет увольняться. Однако в коллективах, где складывается подобный стиль отношений, неизбежно возникают дополнительные факторы:

  • снижается взаимная требовательность.
  • взаимные обязательства становятся более значимыми, чем перед компанией и непосредственным руководителем.
  • информация скрывается от руководителя, а если руководитель является частью «содружества», то — от вышестоящих инстанций (организаций).
  • процветает круговая порука.

Мы вовсе не хотим сказать, что отношения в коллективе должны быть плохими. Это тоже не принесет ничего хорошего. Где же выход?

Руководитель обязан уметь поддерживать в коллективе должный баланс между сотрудничеством и соперничеством. Межличностные взаимоотношения — не данность, а управляемая субстанция; понятия же «хорошо» и «плохо» достаточно условны. Весь вопрос в рейтинге ваших собственных или же корпоративных критериев, при отсутствии которых вы будете использовать собственные.

5. Обязанность «Анализ результатов»

Человеческая психика устроена таким образом, что он всегда подсознательно стремится избежать нежелательного понижения самооценки и потому склонен приписывать огрехи различным внешним причинам. Любые же результаты представляются оптимальными и единственно возможными. В связи с этим рекомендуем вам заниматься анализом промежуточных и конечных результатов на регулярной основе, запланировав это как обязательную процедуру. Такая привычка хотя иногда и портит настроение, но существенно повышает эффективность управления.

6. Обязанность руководителя «Аудит эффективности процессов»

Так, если руководитель обнаруживает, что система мотивации не способствует качественному выполнению поставленных задач, то он должен либо организовать разработку конкретных предложений по изменению ситуации, либо привлечь необходимый для этого внешний ресурс.

Если руководитель сам не использует какой-либо управленческий инструмент, то его подчиненные с высокой вероятностью также этого делать не будут. Если вы сами не пользуетесь управленческой технологией, то контроль ее использования подчиненными будет требовать дополнительных усилий и, скорее всего, постепенно сойдет на нет. Без постоянного контроля технология, вероятнее всего, применяться не будет, а будет только создаваться видимость ее использования.

Выполнение аудита эффективности процессов — не хобби, а обязанность. Результатами его выполнения должны стать перечни объектов анализа, описания методик оценки и возможности ознакомиться с результатами.

Об особенностях практического применения

В единицу времени человек может эффективно заниматься только одной работой. Тот, кто старается одновременно выполнить несколько важных дел, ничего толком не сделает. Поэтому выполнение управленческих обязанностей должно включаться в рабочий график руководителя под соответствующим названием. В рабочий график управленческие обязанности следует включать не просто наравне с прочими делами, а с учетом того, что именно эта область ответственности должна быть приоритетной. Научитесь выделять время в соответствии с приоритетами, чтобы слова с делами не расходились.

Руководитель отвечает за то, чтобы эти действия выполнялись на регулярной основе, состав же участников и их роли — вопрос ситуационный.

Сами ли вы собираетесь детально проработать задачу, после чего сообщить о ней подчиненным, либо собираетесь привлечь их к активному участию в разработке? Может быть, участие будет ограничено сбором данных по сформулированным вами вопросам? Все это можете определить только вы сами. Вы отвечаете за то, чтобы обязанности полноценно исполнялись, каким же ресурсом — вопрос не принципиальный.

Кроме того, вам необходимо учитывать и то, что все обязанности в процессе их исполнения соединены незримой цепочкой обратной связи. В процессе организации выполнения может выясниться, что сама задача требует дополнительного осмысления, а может быть, и переформулирования. Такое часто бывает, например, из-за нехватки ресурсов, чего на стадии постановки задачи не всегда возможно предвидеть.

Источник

Должностная инструкция по специальности «Начальник отдела»

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждать должностную инструкцию]

[число, месяц, год]

Должностная инструкция начальника общего отдела [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Начальник общего отдела относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от нее приказом директора предприятия.

1.2. На должность начальника общего отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы на соответствующих специальности должностях не менее [значение] лет.

1.3. Начальник общего отдела непосредственно подчиняется [вписать нужное].

1.4. Во время отсутствия начальника общего отдела его должностные обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке заместитель, который несет полную ответственность за качественное и своевременное их выполнение.

1.5. В своей деятельности начальник общего отдела руководствуется:

— законодательными и нормативными актами по вопросам его деятельности;

— методическими материалами, относящимися к его функциям;

— правилами трудового распорядка;

— приказами и распоряжениями директора предприятия;

— настоящей должностной инструкцией.

1.6. Начальник общего отдела должен знать:

— законодательные, нормативные и методические материалы по вопросам его деятельности;

— профиль, специализацию и особенности структуры предприятия;

— производственные мощности и кадровые ресурсы предприятия;

— основы организации производства, труда и управления;

— основы организации делопроизводства;

— правила проведения проверок и документальных ревизий;

— приемы и методы обработки корреспонденции с применением современных технических средств;

Читайте также:  Инструкция Мясорубка Zelmer ZMM1064SRU

— правила эксплуатации средств вычислительной техники, коммуникаций и связи;

— методы организации и планирования информационной работы;

— порядок прохождения служебной информации;

— порядок оформления хозяйственных договоров и перечисления государственной пошлины;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— правила печатания деловых писем;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— этику и навыки делового общения;

— порядок регистрации отправлений (исходящих документов, писем);

— вопросы трудового и административного законодательства;

— основы экономики труда и управления;

— порядок разработки трудовых договоров;

— правила и нормы охраны труда;

Структура должностной инструкции. Обязанности начальника по кадрам. Что должен знать начальник.

Уровни руководителей

В экономической литературе принято разделять управленческий персонал на три уровня в зависимости от выполняемых функций в компании:

  1. Высшее звено управленцев. К этому уровню относятся сотрудники, которые руководят и несут ответственность за деятельность всей компании в целом. Они разрабатывают основное направление деятельности производства, принимают ключевые решения, подготавливают долгосрочные планы, определяют бюджет и многое другое. Только эти руководители имеют полномочия приобретать или продавать компанию, новую производственную линию и т. д. К руководителям высшего звена относится президент и вице-президент компании, управляющий, председатель совета директоров, исполнительный директор. Занять кресло руководителя такого уровня — задача крайне сложная, требующая профессиональной самоотдачи и врожденных задатков лидера.
  2. Перед начальниками среднего звена ставится задача выполнить указания вышестоящих руководителей, донеся поставленные задачи до подчиненных, а именно нижнего звена. Специалисты среднего уровня могут вносить предложения по работе компании, определять методы и пути реализации поставленных начальниками целей. Кроме того, значимое место в работе таких специалистов занимает взаимодействие, руководство нижестоящими в структурной иерархии компании сотрудниками. К среднему звену управленцев относятся начальники отделов и цехов, руководитель управления, проекта и другие.
  3. Управленцы низшего звена работают непосредственно с исполнителями процессов. Они представляют интересы рабочих, контролируют выполнение поставленных задач. К таким специалистам относятся менеджеры-контролеры, мастера участков, руководители групп и т. д.

Также классифицируют руководителей на линейных и функциональных. Отличаются они сферой влияния и возложенными полномочиями.

Кресло руководителя

II. Функции

На начальника общего отдела возлагаются следующие функции:

2.1. Организация приема, регистрации и обработки входящей и исходящей корреспонденции.

2.2. Руководство работой секретариата и машинописной службы предприятия.

2.3. Участие в организации и контроле деятельности хозяйственных служб.

2.4. Организация методической работы по вопросам документооборота.

2.5. Контакт с работой бухгалтерии, кадровой и юридической служб.

2.6. Обеспечение здоровых и безопасных условий труда для подчиненных работников.

Психологические типы руководителей

В психологии также уделяют внимание разделению руководителей по характеру управления. Существуют разные классификации, но самой распространенной является описанная ниже. Итак, с точки зрения психологии, начальники бывают следующими:

  • лидер вдохновляет подчиненных на активную деятельность, заряжает энтузиазмом, сподвигает на генерацию новых идей;
  • деспот привык к строгому выполнению правил и установок;
  • дипломат рассматривает коллектив как команду, решает вопросы и спорные ситуации корректно;
  • гуманист представляет компанию как единую семью, внедряет корпоративную этику;
  • демократ разделяет часть своих полномочий с подчиненными.

III. Должностные обязанности

Начальник общего отдела обязан:

3.1. Обеспечить внедрение стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

3.2. Организовать работу по обработке поступающей (входящей) на предприятие документации, корреспонденции, писем, материалов с использованием современных технических средств, доведение их до исполнителей согласно резолюции руководства.

3.3. Обеспечить действенную систему контроля за своевременным исполнением подразделениями предприятия документов в соответствии с резолюцией руководителя.

3.4. Контролировать работу секретариата в части приема и методов обработки корреспонденции, порядка отправления исходящей корреспонденции.

3.5. Руководить работой машинописного подразделения, периодически организовывать обучение машинисток правилам печатания деловых писем.

3.6. Контролировать правильность оформления и полноту согласования хозяйственных договоров, передаваемых на подпись руководителю предприятия.

3.7. Проверять правильность оформления в соответствии с требованиями законодательства, обратив особое внимание на согласование с юридической службой (виза юриста), материалов, направляемых в судебные органы Российской Федерации.

3.8. Совместно с бухгалтерской и юридической службами способствовать своевременному и правильному перечислению государственной пошлины по подготавливаемым в судебные органы материалам.

3.9. Разрабатывать и утверждать в установленном порядке планы периодических проверок в структурных подразделениях предприятия правильной организации делопроизводства, использования технических средств, вычислительной техники, операционных систем, а также проверок грамотности оформляемых документов.

3.10. Разработать порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов на предприятии.

3.11. Организовать справочно-информационный фонд по вопросам своей деятельности с применением современных технических средств.

3.12. Осуществлять контроль за соответствующим оформлением помещений, следить за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

3.13. Обеспечивать чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или к зданию территории.

3.14. Контролировать соблюдение подчиненными работниками дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

3.15. Обеспечивать работников отдела канцелярскими принадлежностями и хозяйственного обихода.

3.16. Обеспечивать работникам отдела условия, необходимые для качественного исполнения ими своих производственных обязанностей.

3.17. Руководить работниками отдела.

3.18. [Вписать нужное].

Кто может стать руководителем?

Для того чтобы занять должность руководителя, в первую очередь необходимо высшее образование, а также определенные личностные качества (о них подробнее ниже). Кроме этого важно накопить опыт работы в выбранной сфере, знать основы менеджмента и психологии коллектива. Претенденту на должность руководителя следует осознать всю ответственность такой работы, проанализировать возможные риски и предстоящие сложности.

Психологи утверждают, что психологический портрет потенциального руководителя включает следующие аспекты:

  • уровень образования;
  • врожденные способности;
  • личностные черты характера.

Новый руководитель

IV. Права

Начальник общего отдела имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкций.

4.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений предприятия, получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.5. Вносить на рассмотрение директора предприятия представления о назначении, перемещении, увольнении работников, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.6. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Классификация руководителей: код Адизеса

Как уже было отмечено, управленцы бывают разных звеньев. В экономической науке принято классифицировать таких специалистов. Подобное разделение вносит ясность в обязанности руководителя, определяет границы влияния, сферу воздействия. Работодателям также проще оценить, как работает новый руководитель, зная, какое звено во всей кадровой структуре занимает последний.

В экономике существуют разные классификации руководителей. Наиболее известной является код Адизеса, или сокращенно PAEI. Согласно такому разделению, управленцы бывают:

  1. Продюсер или специалист, изготавливающий продукт. Он отличается высокими показателями эффективности труда, его деятельность направлена на увеличение прибыльности компании.
  2. Администратор организовывает оптимальную деятельность сотрудников.
  3. Предприниматель анализирует рынок сбыта и предлагает новые идеи.
  4. Интегратор — это специалист, который налаживает внешние связи и организовывает, объединяет коллектив сотрудников компании.

Такая классификация подвергается критике со стороны экономистов, бизнес-управляющих и психологов. Так как в большинстве случаев успешные руководители обладают одновременно всеми указанными выше качествами или совмещают несколько из них.

Работа руководитель

Официальное трудоустройство: особенности

Основная деятельность руководителя — принимать важные для компании решения в рамках полномочий, указанных в трудовом договоре. С управляющим, так же как и с другими сотрудниками, заключается официальный договор, в котором подробно описаны должностные обязанности, полномочия специалиста. Кроме того, руководителю любого уровня также требуется соблюдать трудовую дисциплину и внутренние правила компании. Чаще всего трудовой договор для руководителей заключается на срок до 5 лет, но встречаются и бессрочные.

Для управленцев устанавливается испытательный срок, условия которого оговариваются в трудовом договоре. Но если руководитель выбран в результате конкурса, то обычно испытательный период не назначается — специалист в первый же рабочий день получает оговоренные полномочия и приступает к выполнению производственных обязанностей.

руководитель управления

Как стать успешным руководителем: практические советы

Над вопросом о том, почему одни специалисты становятся успешными руководителями, а другие, имея идентичное образование и опыт, не могут реализовать себя в такой роли, задумываются психологи всего мира: проводятся многочисленные исследования и выдвигаются порой невероятные теории по этому поводу. В чем мнения сходятся, так это в том, что руководители — это пример для подчиненных. Такие специалисты должны быть эталоном профессионала и человека.

Анализируя литературу, можно сформулировать самые распространенные и, как доказывает практика, действенные рекомендации по поводу того, как стать успешным руководителем:

  1. Важно заниматься саморазвитием: повышать профессиональный, деловой и личностный уровень.
  2. Умение эффективно организовать коллектив поможет начальнику эффективно выполнять поставленные задачи. Если бывший руководитель не смог сплотить подчиненных, то задача нового главы — объединить общей целью сотрудников, внедрить корпоративные традиции, поощрять взаимопомощь и доверие.
  3. Научиться ставить конкретную реальную цель, это поможет правильно организовать производственный процесс на разных уровнях.
  4. Необходимо уметь четко принимать решения и нести ответственность за результат, не перекладывая вину на других сотрудников.

бывший руководитель

Таким образом, многогранна подобная работа. Руководитель — это человек, который является профессионалом одновременно в разных сферах. Он не только специалист выбранного профиля, но и лидер, организатор, контролер в одном лице. Для того чтобы занять такую должность, нужен длительный практический опыт. Возможно, поэтому, согласно статистике, чаще других успешными руководителями становятся лица старше 50 лет.

Источник