Должностная инструкция делопроизводителя
Должностная инструкция делопроизводителя определяет спектр функциональных обязанностей специалиста, ответственного за ведение документооборота в организации.
Образец должностной инструкции делопроизводителя
Общие положения
- Делопроизводитель входит в категорию специалистов.
- Делопроизводитель назначается на должность и увольняется с неё приказом директора компании, по согласованию с его непосредственным начальником.
- Делопроизводитель находится в подчинении заместителя директора компании или иного руководящего лица в соответствии с действующим штатным расписанием.
- Лицо, которое принимается на должность делопроизводителя, обязано иметь законченное среднее образование и иметь документы об успешном прохождении соответствующих профессиональных курсов; требования по стажу работы по специальности к нему не предъявляются.
- Лицо, принятое на должность делопроизводителя, обязано обладать знаниями:
- актуальных нормативов, определяющих процесс документооборота в компании;
- законодательства, которое регулирует доступ к персональной информации и конфиденциальным данным;
- внутренних правил компании, регулирующих процесс документооборота;
- принципов составления аналитических документов по документообороту;
- должностной структуры компании;
- действующих системы электронного оборота документов в компании;
- ведения базы данных документов компании;
- типовых сроков и принципов обращения с документами;
- требований к сохранности и хранению документации;
- требований, предъявляемых законодательством и другими актами, к грамотному оформлению юридически значимых документов;
- норм архивирования документов;
- нормативов составления описи документов по заданным критериям;
- правил функционирования офисного оборудования и используемого программного обеспечения.
- В своей деятельности делопроизводитель должен руководствоваться:
- действующими законами;
- положениями данной инструкции;
- документами компании, относящимися к сфере своей компетенции.
- Во время отсутствия делопроизводителя (болезнь, командировка и пр.) его обязанности исполняет сотрудник, назначенный директором по согласованию с заместителем директора.
- Для обеспечения процесса бесперебойного функционирования системы оборота документов делопроизводителю дается право подписи в пределах его компетенции.
Обязанности делопроизводителя
- Обрабатывает входящую корреспонденцию, регистрируя её и направляя в соответствующие подразделения компании.
- После получения соответствующих руководящих распоряжений отдает для исполнения необходимые документы.
- Ведет внутреннюю базу документов компании.
- Обеспечивает комплекс мер по сохранности документов.
- Обеспечивает ведение текущей документации компании.
- Осуществляет первичную сортировку и отбор документов.
- Контролирует доведение документов до их адресатов.
- Дает справки по документам компании.
- Занимается описью документов в соответствии с распоряжениями руководства.
- Контролирует корректность ведения документации подразделениями компании.
- Следит за актуальностью номенклатуры документации компании.
- Выполняет распоряжения руководителя в сфере своей компетенции.
- Соблюдает внутренние нормы компании в части безопасности, трудового распорядка и обращения с документами.
Права
Делопроизводитель обладает правами:
- На знакомство с проектами распоряжений, касающихся своей сферы деятельности.
- Вносить предложения по модернизации процессов документооборота.
- Получать от коллег и руководителей информацию, необходимую для нормального функционирования системы обработки документов.
- Сообщать руководителям и коллегам о выявленных недоработках в системах документооборота компании.
- Требовать от непосредственных руководителей соблюдения трудовых норм в соответствии с действующим законодательством и данной инструкцией.
Ответственность
Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:
- За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства.
- За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства.
- За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства.
- За нарушение внутренних норм по трудовому распорядку, безопасности и хранению документов — в соответствии с положениями законодательства и соответствующих положений компании.
Необходимость должностной инструкции делопроизводителя
Данный документ регулирует основные моменты взаимоотношений специалиста с руководителями и коллегами. Для самого делопроизводителя документ служит основой выполнения им своих функциональных обязанностей. Для руководителей инструкция дает ориентир по взаимодействию со специалистом в рабочем процессе. Для обеих сторон инструкция выполняет важную профилактическую роль, позволяя на ранних подступах гасить потенциальные конфликтные ситуации.
Принципы должностной инструкции
Единая форма этого документа как в целом, так и для делопроизводителя отсутствует. Есть рекомендованные профессиональным стандартом № 276н, утвержденным в 2015 году, требования к навыкам делопроизводителя, но большая часть содержания инструкции дается на усмотрение работодателя. Поэтому организации обладают большими возможностями подстраивать положения данного документа под себя, в соответствии с отраслевой спецификой, размерами и другими моментами. Тем не менее существуют определенные стандарты составления данного документа. Считается, что в него должны в обязательном порядке входить 4 раздела:
- Общие положения — тут дается целостная характеристика положения специалиста.
- Обязанности — тут прописывают функции делопроизводителя.
- Права — дается перечень прав специалиста.
- Ответственность — в общем виде дается перечень основания для привлечения к ответственности.
К данным разделам руководители могут добавлять и некоторые другие. Обычно добавляют пункт об условиях труда. Можно добавить и пункт, где детально описаны должностные связи.
Сама инструкция составляется по принципу: один экземпляр для одного специалиста. Каждая инструкция должна для вступления в силу быть заверена собственноручной подписью делопроизводителя, а также руководителя и ответственного служащего.
Составление должностной инструкции
Документ желательно печатать на стандартном бланке компании. Соответственно, правая часть сверху отводится для данных о компании и руководителе. Далее по центру пишется наименование документа. Что касается самого содержания разделов, то оно расписано ниже.
Общие положения
В первую очередь, здесь прописывают:
- категорию, к которой относится делопроизводитель;
- требования по квалификации;
- кому он подчиняется;
- кто его должен заменить в случае необходимости.
Обязательным является перечень навыков и знаний, набором которых должен обладать делопроизводитель.
Важно! Перечень знаний соответствует потребностям каждой конкретной организации и не является стандартным.
Обязанности
Именно на основании данного раздела и строится повседневная деятельность делопроизводителя. Поэтому необходимо четко прописать функции сотрудника, не обременяя его и, с другой стороны, не забывая включать сюда ключевые рабочие обязанности.
Важно! Если делопроизводителей несколько, то рекомендуется не дублировать обязанности, а четко их прописать для каждого работника.
Права
В разделе даётся перечень прав, которым наделяется делопроизводитель для эффективного выполнения им своих обязанностей.
Важно! Необходимо четко соотносить объем прав с функциональными обязанностями делопроизводителя.
Ответственность
Здесь дается перечень причин, на основании которых работник может быть привлечен к ответственности. Принципы ответственности даются в общем виде, поскольку конкретная ответственность может наступить после юридических разбирательств.
После составления инструкция дается для ознакомления самому сотруднику. Если замечаний нет и сотрудник согласен с содержимым, то остается лишь подписать документ. Для этого в левом нижнем углу даётся подпись делопроизводителя и её расшифровка. При необходимости она дополняется подписью ответственного лица, например, начальника кадрового отдела. Печать компании не требуется.
Источник
Должностная инструкция делопроизводителя, должностные обязанности делопроизводителя, образец должностной инструкции делопроизводителя
Большой компании необходим хорошо организованный и регламентированный оборот документов, а значит, нужна четкая должностная инструкция делопроизводителя — человека, который будет отвечать за этот участок работы. Должностные обязанности делопроизводителя могут различаться в зависимости от величины компании, ее структуры, штата канцелярии и т. п. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции делопроизводителя, основными задачами которого является работа с входящей корреспонденцией и контроль за внутренним документооборотом компании.
Должностная инструкция делопроизводителя
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору / начальнику документационного обеспечения организации / заведующему канцелярией.
1.4. На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание делопроизводства, программ Microsoft Office.
1.6. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
— нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;
— Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности делопроизводителя
Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
2.6. Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.
2.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
2.8. Принимает документы на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверяет правильность их составления и оформления.
2.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
2.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права делопроизводителя
Делопроизводитель имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4. Ответственность делопроизводителя
Делопроизводитель несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Источник
Делопроизводство должностная инструкция делопроизводителя
Большой компании необходим хорошо организованный и регламентированный оборот документов, а значит, нужна четкая должностная инструкция делопроизводителя — человека, который будет отвечать за этот участок работы. Должностные обязанности делопроизводителя могут различаться в зависимости от величины компании, ее структуры, штата канцелярии и т. п. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции делопроизводителя, основными задачами которого является работа с входящей корреспонденцией и контроль за внутренним документооборотом компании.
Должностная инструкция делопроизводителя
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору / начальнику документационного обеспечения организации / заведующему канцелярией.
1.4. На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание делопроизводства, программ Microsoft Office.
1.6. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
— нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;
— Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности делопроизводителя
Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
2.6. Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.
2.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
2.8. Принимает документы на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверяет правильность их составления и оформления.
2.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
2.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права делопроизводителя
Делопроизводитель имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4. Ответственность делопроизводителя
Делопроизводитель несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Источник
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору / начальнику документационного обеспечения организации / заведующему канцелярией.
1.4. На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание делопроизводства, программ Microsoft Office.
1.6. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
— нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;
— Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
— Корпоративной политикой компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности делопроизводителя
Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
2.6. Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.
2.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
2.8. Принимает документы на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверяет правильность их составления и оформления.
2.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
2.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права делопроизводителя
Делопроизводитель имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4. Ответственность делопроизводителя
Делопроизводитель несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ
_________________________
___________________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, _________________________
предприятия и т.п., его (директор или иное
организационно-правовая форма) должностное лицо,
уполномоченное утверждать
должностную инструкцию)
Должностная инструкция
делопроизводителя
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)
» » ____________ 20__г. N__________
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории технических
исполнителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом
директора предприятия по представлению __________________________________
(заведующего канцелярией,
________________________________________________________________________.
иного должностного лица)
1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее
начальное профессиональное образование, без предъявления требований к
стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную
подготовку по установленной программе, без предъявления требований к
стажу работы.
1.3. Делопроизводитель непосредственно подчиняется _________________
(заведующему
________________________________________________________________________.
канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения, иному
должностному лицу)
1.4. Во время отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь и пр.)
его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый
заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение
возложенных на него обязанностей.
1.5. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:
— нормативными документами и методическими материалами по вопросам
выполняемой работы;
— уставом предприятия;
— правилами трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями директора предприятия
и непосредственного руководителя;
— настоящей должностной инструкцией.
1.6. Делопроизводитель должен знать:
— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие
руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на
предприятии;
— основные положения Единой государственной системы
делопроизводства;
— структуру предприятия и его подразделений;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
— порядок контроля за прохождением служебных документов и
материалов;
— основы организации труда;
— правила эксплуатации вычислительной техники;
— основные вопросы законодательства о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
На делопроизводителя возлагаются следующие функции:
2.1. Прием, регистрация и направление корреспонденции в структурные
подразделения предприятия, отправка исполненной документации по
адресатам.
2.2. Учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация
и хранение документов.
2.3. Контроль за своевременным исполнением документов, выдача
необходимых справок по зарегистрированным документам.
III. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан:
3.1. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в
соответствующие структурные подразделения.
3.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия
передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки
или создавать банк данных.
3.3. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов,
осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по
зарегистрированным документам.
3.4. Отправлять исполненную документацию по адресатам.
3.5. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции,
систематизировать и хранить документы текущего архива.
3.6. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам,
обеспечивать их удобный и быстрый поиск.
3.7. Готовить и сдавать в архив предприятия документальные
материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или
компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение
в архив.
3.8. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.
3.9. ______________________________________________________________.
Делопроизводитель имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
касающимися ее деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными
настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений,
специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его
компетенцию.
4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в
исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.5. ______________________________________________________________.
Делопроизводитель несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности
правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных
трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)
Руководитель структурного подразделения _________________________
(инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
С инструкцией ознакомлен: _________________________
(инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
Источник